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專項小組的分工和職責如下：

(1)秘書組：主要負責總體協調和活動組織

主要工作職責：①慶典演藝工作議(流)程。②慶典演藝相關的各種通知、文件、函件。③慶典演藝的籌劃及組織實施。④慶典演藝活動的各種講話稿及代理賀電賀詞的撰寫、修訂。⑤慶典演藝活動的協調、調配。⑥慶典演藝活動的其他相關工作(禮品、紀念品的設計、制作、徽標的征集等)。

(2)會務組：主要負責活動會場布置及相關會務工作

此外，如需組織活動，工作職責還應包括：①慶典演藝所用禮儀隊成員的培訓與管理。②慶典演藝所用志愿者的培訓與管理。③慶典演藝、文藝演出及其他活動的籌劃、組織及實施等。

(3)對外聯絡組：主要負責來賓的邀請聯絡

主要工作職責：①聯系參加慶典演藝的主管部門領導。②聯系參加慶典的兄弟單位代表。③聯系參加慶典的地方政府官員。④聯系參加慶典演藝的合作伙伴(企事業單位)。⑤聯系參加慶典演藝的學術界、文學界的知名人士。⑥聯系參加慶典的國外合作伙伴代表。⑦聯系參加慶典演藝的其他要人。⑧聯系名人要人對慶典演藝的題詞等。

(4)接待組：主要負責來賓的接待

慶典演藝的接待小組，原則上應由年輕、精干、身材與形象較好、口頭表達能力和應變能力較強的男女青年組成。主要工作職責：①來賓的迎送。即在舉行慶祝儀式的現場迎接或送別來賓。②來賓的引導。即由專人負責為來賓帶路，將其送到既定的地點。③來賓的陪同。對于某些年事已高或非常重要的來賓，應安排專人陪同始終，以便關心與照顧。④來賓的招待。即指派專人為來賓送飲料、上點心以及提供其他方面的關照 。

(5)財務組：主要負責捐賠資金、物品的接收以及活動所需經費的支付和管理

(6)交通組：主要負責活動所需車輛的組織與調度

(7)安全保衛組：主要負責保衛工作及車輛秩序等工作

主要工作職責：①慶典演藝現場及周邊環境治安的綜合整治。②進出慶典演藝現場的人員、車輛的檢査和指揮。③慶祝活動期間的治安保衛工作 。

(8)宣傳組：主要負責現場宣傳方案策劃，聯系媒體宣傳，慶典演藝環境裝飾美化，照相、攝像等工作

主要工作職責：①撰寫慶典演藝新聞稿件。②慶典演藝新聞工作者的邀請及接待。③慶典演藝活動的環境布置。④宣傳標語的擬定。⑤宣傳方案的擬訂和組織實施(如畫冊、書畫攝影展、錄像片、宣傳櫥窗及網頁等)。

(9)醫療保障組：主要負責來賓和參加者的健康保障和活動突發衛生事件的處置

(10)后勤組：主要負責慶典現場清潔衛生、綠化美化、慶典演藝活動用電保障、餐飲服務等工作

主要工作職責：①慶典演藝大會的保障準備及實施。②會場、主席臺的布置。③領導、來賓和工作人員的食宿安排。④籌備工作和慶典演藝大會的交通保障。⑤慶典演藝現場壞境的整修和景觀的實施。⑥慶祝活動的相關后勤保障工作 。

參加者是慶典演藝活動的主體，因而是慶典演藝活動成功與否的重要因素。廣義的參加者包括出席人員、主持人員、專職人員、服務人員等。狹義的參加者一般僅指出席人員。參加的人數越多，慶典的規模越大。

邀請的來賓應該具有一定的代表性。如邀請上級機關和政府主管部門，在今后能得到更大的支持;邀請潛在的、預期的未來客戶是企業以后運營發展的風向標;邀請同行業人員，促進大家的彼此溝通相互了解合作。一般來賓組成：政府官員、地方實力人物、知名人士、新聞記者、社區公眾代表、客戶代表或特殊人物等 。

慶典演藝組織機構的劃分很實際，舉行慶典活動及演藝表演，只要一經確定，應成立慶典演藝活動領導責任機構，負責統領慶典演藝活動全局，決定重大事項。慶典演藝活動領導責任機構的主要職責:

①責慶典演藝總體方案的策劃、制訂;

②負責慶典演藝籌備的組織、協調、聯絡和督辦工作。

在確定相應的慶典演藝承辦者之后，需要在承辦者內部成立一個工作機構，即對慶典演藝過程全權負責，并對慶典演藝事務進行管理和服務的專門的工作機構，如籌備組或指揮部。籌備組設立組長一人，副組長數個人，負責全程指揮與決策。

工作職責：①全面負責慶典演藝活動的組織協調工作;②組織召開各工作組組長會議，聽取活動準備進展情況，并及時向組長通報慶典重要事項;③及時解決處理慶典演藝過程中出現的問題，因為會場的情況復雜多變，誰也預測不了之后發生的事情，我們能做的就是在事情發生前做好充足的準備，使得我們能占據主動權，不至于到時候問題發生過分慌亂。

慶典組織一般分為秘書和會務兩大機構。秘書機構主要負責：記錄、捜索、整理、撰寫、送審、印制、分發慶典中形成的各種文字材料，安排和管理慶典演藝現場以及慶典演藝所用的器材等物品，各種文書方面的信息傳遞，互通情況等;以及輔助決策，綜合協調，溝通信息，辦文辦會辦事等。會務機構主要負責：安排與會人員的簽到、接送，安排慶典演藝期間參加人員的食宿、交通，組織參加人員業余時間的參觀訪問和娛樂活動，策劃慶典演藝費用，管理財務，接待來賓和來訪者等。圍繞上述職能，在慶典演藝的籌備組之內，應根據具體的需要，下設若干精干的專項小組，在秘書、公關、禮賓、財務、會務等各方面“分兵把守”，各管一段，以使責任更加明確 。慶典演藝組織機構屬于臨時機構，一般由有關方面臨時抽調工作人員組成，各機構負責人由慶典演藝領導機關臨時委派。從事慶典演藝組織工作的人員，應該具備相應的專業素質、業務水平和慶典工作經驗，要有較高的工作熱情和良好的服務態度，責任心要強，工作要周到、細致。

慶典的產生和發展經歷了自發和自覺的不同階段。

慶典活動的源頭可以追溯到原始社會。人們在獵取禽獸、收獲糧食之后， 或是結婚之時，興之所至，或載歌載舞以示歡慶，或通過一定的儀式來表示紀念，這便是慶典活動的原始形態。同時，由于人類認識和改造世界水平的低下，對于一些自然現象無法解釋，便歸之于神的力量，產生了神靈崇拜，有些對于神靈的敬祝儀式、活動固定下來，形成較為穩定的慶典活動。也就是說，最初的慶典是由氏族部落的祭祀典禮演變而來，源于遠古時期的圖騰崇拜、樹碑立柱、豐收慶賀、祭祀神靈等活動。原始社會的慶典活動，完全是一種自發的形式。

隨著人類征服改造自然能力的不斷增強，人們開始為自己的力量感到驕傲，也為自身的勝利舉行慶祝活動，有些以慶典的形式固定下來，慶典活動的內容不斷豐富、形式日益多樣，古代的慶典活動逐漸發展成為有一定儀式的慶祝活動，較之興之所至的慶祝活動有了長足發展，具有慶祝與紀念的意義并具備一定的儀式、程序。

真正自覺意義上的慶典活動隨著人類社會的發展逐漸產生，人們開始有目的、有秩序地組織慶典活動，慶典活動的范圍大大擴展了。隨著階級社會的到來，一些具有政治意義的慶典也相應產生:如帝王登基慶典、戰爭勝利慶典。我國商周時期的盤庚遷都、武王伐封均曾舉行過盛大的典禮，從春秋時代開始，天子狩獵、祭祀，諸侯會盟，乃至平民百姓的弱冠結婚等，都要舉行隆重的慶典活動。當工商業、手工業出現后，慶典這種儀式也隨之進入到工商手工業中，開張、落成典禮成為一種十分普遍的儀式 。

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